Mimo, że obowiązek korzystania z krajowego systemu faktur wejdzie w życie dopiero od przyszłego roku – już teraz pojawiają się liczne pytania związane z jego użytkowaniem. Jeśli również chcesz lepiej się przygotować do korzystania z faktur ustrukturyzowanych w 2024 roku, jesteś w dobrym miejscu. Zebraliśmy w tym poradniku najważniejsze informacje.
- Co kryje się pod skrótem KSeF i jak z tego korzystać?
- Logowanie do systemu faktur ustrukturyzowanych – jak to zrobić?
- Czego potrzebujesz, aby właściwie wystawić faktury ustrukturyzowane w KSeF?
- Jakich kar możesz się spodziewać, jeśli zignorujesz krajowy system e faktur i będziesz wystawiać dokumenty sprzedażowe poza KSeF?
Bez względu na to, czy w tym momencie system e faktur ksef pozostaje dla Ciebie wielką tajemnicą, czy też udało Ci się już zasięgnąć języka o tym, na czym polega wdrożenie ksef – już wkrótce będzie to obowiązkiem, od którego nie ucieknie żaden wystawca faktury. Dlatego nie marnuj czasu, ale jako podmiot uprawniony koniecznie przeczytaj artykuł do końca, by lepiej poznać system ksef i zaznajomić się z procesem fakturowania wynikającym z wprowadzenia do polskiego prawa podatkowego tego narzędzia.
Co kryje się pod skrótem KSeF i jak z tego korzystać?
Pod skrótem KSeF kryje się pełna nazwa: Krajowy System e-Faktur i jest to system dedykowany do wystawiania oraz otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Co ważne, dzięki temu narzędziu możliwe staje się również przejście do wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz ich udostępniania. Aby właściwie korzystać z krajowego systemu e faktur warto wiedzieć, że jest on połączony z systemem teleinformatycznym służącym do rejestracji FV i nadania im odpowiedniej numeracji. Istotne również do zaznaczenia jest to, że przy aktualnym stanie rzeczy istnieje możliwość wystawiania faktur papierowych, elektronicznych oraz elektronicznych w ustrukturyzowanej formie.
Logowanie do systemu faktur ustrukturyzowanych – jak to zrobić?
Zanim Krajowy System e-Faktur będzie mógł przez Ciebie w pełni wykorzystany – konieczne będzie właściwe przejście przez uwierzytelnienie i autoryzacje, które dadzą Ci możliwość zalogowania się do narzędzia. Po tym samo logowanie do KSeF jest już możliwe i jest bardzo proste – działa podobnie, jak logowanie do większości innych stron, czy programów np. przy wykorzystaniu profilu zaufanego. Gdy już będziesz w środku systemu – będziesz mógł z niego korzystać na tyle, na ile pozwalają Ci na to przypisane uprawnienia. Czasem jest to ograniczone wyłącznie do przeglądania faktur, ale zwykle ma się możliwość wystawiania i odbierania e faktury ustrukturyzowanej. Jako podatnik masz prawo do określenia tych uprawnień dla danego konta – zarówno względem podmiotu (np. biuro rachunkowe), jak i osoby fizycznej. Ważne jest jednak to, aby bez względu na zakres uprawnień – każda osoba logująca się do e faktur ksef była zapoznana z obsługą systemu.
Czego potrzebujesz, aby właściwie wystawić faktury ustrukturyzowane w KSeF?
Nie wystarczy wiedzieć dla kogo KSeF jest przeznaczony, ani też nie jest wszystkim wiesza o KSeF od kiedy obowiązek stosowania stanie się faktem. Równie ważna, o ile nie bardziej – jest wiedza na temat tego, co jest potrzebne, aby sane faktury ustrukturyzowane były właściwie w tym krajowy system e faktur wystawiane. W tym miejscu pozwolimy sobie na przytoczenie kilku kluczowych faktów związanych z tym zagadnieniem, na które to wskazuje Ministerstwo finansów. Po pierwsze, e-fakturę ustrukturyzowaną można uznać za wystawioną w dniu, gdy zostaje przesłana do krajowego systemu e faktur KSeF. Data wygenerowania faktury jest natomiast uznawana za datę jej otrzymania i system e faktur ksef interpretuje to właśnie w ten sposób. Aby wystawienie faktury odbyło się zgodnie z ustawą – musi ona otrzymać swój unikalny numer w systemie KSeF i choć nie jest on tożsamy z samym numerem faktury to stanowi jej integralny, obowiązkowy element.
Jakich kar możesz się spodziewać, jeśli zignorujesz krajowy system e faktur i będziesz wystawiać dokumenty sprzedażowe poza KSeF?
Biorąc pod uwagę, że obowiązek KSeF wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2024 roku, warto również uzbroić się w wiedzę na temat tego, co grozi śmiałkom, którzy zdecydują się na omijanie wystawiania dokumentów w krajowym systemie e faktur. Przy czym warto zaznaczyć, że dotyczy to w pierwszej kolejności czynnych podatników VAT, a nie podatników zwolnionych podmiotowo – Ci będą musieli z tym obowiązkiem zmierzyć się dopiero od 1 stycznia 2025 roku. Jak wskazuje ministerstwo finansów – właśnie od tej daty będą obowiązywać kary – sięgające nawet 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, która została wystawiona poza systemem. Lepiej więc nie kombinować i pieczołowicie pilnować, aby wszystkie dane w KSeF były zgodne ze stanem rzeczywistym. Natomiast w przypadku, gdy faktura wystawiona poza systemem nie zawiera wykazanego podatku – wtedy kara pieniężna będzie mogła wynieść nawet do 18,7 procent wysokości kwoty należności, która widniała na dokumencie poza krajowym systemem e faktur ksef.